仕事でミス…3つのポイントを解消すれば問題なし!

仕事

「うわっ!ミスった…」「上司に怒られる…」

誰しもこんな心境になったことがあるのではないでしょうか。

自分は何度も何度もあります。。

仕事で問題が起きた時や、ミスしてしまった時は、言い様のない不安にさいなまれて「もうイヤ…」と思ってしまいますよね。

この記事では、そんな状況を打開する為のこれだけ抑えていれば問題なし!という3つのポイントについてご紹介します。

よしお
よしお

頑張っていきましょう!

ミスを重ねて見い出した3つのポイント

業界や会社にもよりますが、自分が新卒で入社したIT中小企業では、1人がミスをすると、同じチームの連帯責任という形でお客様に謝罪と「原因はこれでした。今後はこのように対策します」という内容が書かれた書類を提出していました。

自分はこの会社でミスにミスを重ね、何度も何度もお叱りを受け、「原因と再発防止策を練って報告する」ということを毎週のように行っていました。

この会社は1年で辞めてしまったのですが、そのおかげもあってか、会社で問題が発生した場合の対処の仕方が分かるようになりました。

抑えるべきポイントは3つです。

・現状の回復

・根本原因の発見、具体的行動に落とし込む

・信用問題の回復

よしお
よしお

順に解説していきます!

①現状の回復

まず最初にやるべきは問題が発生したことによる影響を立て直すことです。

大企業の場合や、問題を解決するのに高度な技術が強いられる場合などは手出しできない場合が多いです。

その場合、突っ立って見ていることしかできないこともあります。(これは本当にしんどいです。自分が情けなくてどうしようもなくなります。。)

その場合、一番大事なことは社員や上司の指示に従う事です。普段は問題なくとも、いざ問題が起きると冷静に判断することができなくなり、2次災害を起こしてしまう危険が非常に高いからです。

よしお
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問題を起こすと、状況によっては『お前は何もするな!』と言われてしまったりしますが、その場合は周りのメンバーが「どうやって対応しているか」をしっかり見ておきましょう。

次に同じことが起こっても対応するさいのイメージが掴めます!

②根本原因の発見、具体的行動に落とし込む

3つのポイントのうち、一番重要なポイントはこれです。

原因と対策がないがしろにされてしまうと、また同じことを繰り返します。

ここで、解決をよりスッキリと、スムーズに行うために、「問題」と「原因」の定義を確認しておきましょう。

「問題」とは

そもそも、問題とはどういう意味合いなのでしょうか…?

Wikipediaにはこのように定義されています。

問題(もんだい、: problem)とは、(問題解決の分野では)現状と目標との間にある障害(差、ギャップ)のことである。

https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%95%8F%E9%A1%8C

上記の文をもう少しかみ砕いてみると、
「現状」は問題が発生したことによって影響を受けてしまった状況のこと
「目標」は問題が起きず、計画通りに(または想定通りに)事が進むこと
という事になります。

「原因」とは

原因についての定義はどこのサイトでもほとんど同じでした。

ある物事や、ある状態・変化を引き起こすもとになること。また、その事柄。

https://kotobank.jp/word/%E5%8E%9F%E5%9B%A0-491406

つまり、問題解決においての原因とは、問題発生を引き起こすもとになるものという事になります。

よしお
よしお

なるほど。

意味は分かりました!

大事なのはここからですね…!

根本原因の見つけ方

よくある解決方法として、なぜ?を繰り返す「なぜなぜ分析」という分析手法があります。

ですが、単に「なぜ?」を繰り返しても、あらぬ方向に掘り下げてしまい、ズレた原因に対しての解決手段を導き出してしまいかねません。

根本原因を見つけるために、まずやることは問題を具体的かつ明確にすることです。

例えば…

✖ 取引先に送る資料をミスした
〇 取引先である○○会社に送るサイト分析結果の資料を誤って1年過去のものを送ってしまった

このように、「うまくいってない」などの抽象的な表現をより具体的にして、問題を明確化していきます。

この点をしっかり押さえておくことで、あらぬ方向に掘り下げられてしまう可能性が下がります。

よしお
よしお

これが出来る人材は中々いません。

逆に言えば、これができたら重宝され、信頼をおける人になれるチャンスです…!

問題が明確化出来たら、あとは掘り下げるだけです。

こちらの記事で掘り下げる際のポイントが詳しく解説されていますので、参考にしてみて下さい。

一歩間違うと逆効果!トヨタ式『なぜなぜ分析』の正しい方法

行動レベルへの落とし込み

原因が特定出来たら、次は原因の解決策を具体的な行動に落とし込んでいきます。

この際に重要なポイントは、すぐに行動に移せるレベルまで具体的にするという点です。

先ほどの例を用いて行動レベルに落とし込んでみましょう。

問題:
取引先である○○会社に送るサイト分析結果の資料を誤って1年過去のものを送ってしまった

原因:
1年過去のサイト分析結果と今年作成分を同じフォルダ内に保管しており、過去の分析結果を今年作成分に上書きしてしまった

解決策:
今年と去年で作成分のデータを分け、メール添付時に送付するデータであるか、依頼メール文と照らし合わせて確認する。

よしお
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行動がイメージできない対策であれば、結局、いざ実施しようとした時になあなあになってしまいます。。

ここはしっかり、具体的に落とし込んでいきたいですね!

③信用問題の回復

最後のポイントは信用問題です。

問題を起こした場合、周りからは『ちょっと心配だな…次から大丈夫かな?』と思われてしまっています。

こればっかりは時間をかけて信用を培っていくしかありません。

信用問題に関して、よく陥ってしまいがちな点として、『普段通り接してくれるし、許してくれたんだ!』と思ってしまう事です。

ハッキリ言って、これは単なる勘違いです。信用は回復していません。

しかし、間違ってはいけないのは「信用を失った=自分の価値が下がった」という訳ではありません。

あくまでも「信用」と「自分の価値」は別物です。

よしお
よしお

こればっかりはしょうがないです。。

やるべき事をしっかり積み重ねていきましょう!

この瞬間だけが全てじゃない!

こっからまた頑張ればいいのだ。

自分が悪いわけではない。自分の中の要因が悪い。

少しキツ目なことをお伝えしましたが、はき違えてはいけないのは「問題を起こした自分が悪い」という考えは間違っているということです。

あくまでも、問題が起きた要因となった部分が悪いのです。

あなた自身は何も悪くありません。むしろ、責任感を感じてこの記事を見ているあなたは将来有望です。

また、しっかり原因を分析し、「次回からは今回の反省を踏まえてこの解決策を行います!」と提言すれば、『しっかり考えて次に生かそうとしているな』と気持ちが伝わり、好感度が上がり、周りから励まされて応援される様になることもあります。

よしお
よしお

問題になった要因を知り、改善できれば人としての価値が上がります。

人はそうやって成長していくのです。

人生というスパンで見てプラスになっていれば大丈夫!

問題を起こしてしまった直後は、どうしても落ち込んだり、考え込んでしまいがちです。

ですが、ちょっと考えてみて下さい。

今回起きた問題は、人生というスパンから見た時に、今後ずっと支障をきたすような問題でしょうか?

恐らく、そんなことはないはずです。一時的な、一瞬の出来事に過ぎません。

また、失敗というのは、貴重な成長機会でもあります。

人が成長する瞬間というのは、どん底に追いやられ、本気で頭をフル回転させる瞬間です。

つまり、失敗によって成長することができているのです。人生というスパンで考えたらプラスに働いているのです。

よしお
よしお

失敗したこの瞬間だけを見ていると、どうしようもない気持ちになってしまいがちですが、あなたの人生はこの一瞬だけでしょうか…?

そんなことは無いはず。あと何十年かあるはずです。

あなたの過去+未来 今回の失敗はこの時間に対してどれだけの物でしょうか?

本当に一瞬です。そう、一瞬。

あなたは頑張っています!

この記事を見ている時点であなたは「自分を変えたい」「何とかしたい」と思っているはずなので、相当問題意識が高いです。

あなた自身は『どうしようもない人間だ』『自分はクズだ』とか、そんなことを思われているかもしれませんが、実は同じように苦しんでいる人はあなた以外にも沢山存在します。

つまり、誰もが通る道、ということです。改善しようと行動しているあなたは頑張っています。

自分をホメてあげてください。

よしお
よしお

会社はほとんどの場合、叱っても褒めることはしません。

その為、自分のできている部分がスゴイことだと気付かず、「これは当たり前のこと」と頭で処理してしまいます。

でも本当は、それはあなたの魅力。価値。

そんな一面があるんだから、自分の魅力を認めて、受け入れて、褒めてあげて下さい。

怒ることはエネルギーロス。無駄でしかない

問題を起こしたことによって、怒ってくる人がいますが、全く気にしなくて良いです。

なぜなら、本質を見失っているからです。

本質は「なぜ問題が発生したのか?」「原因はなんなのか?」「どうすれば次から防ぐことができるのか?」ということであり、怒るという行為には全く何の意味もありません。

怒りは、単にエネルギーを損ない、人を不快にするだけです。

あなたがもし普段、イライラしたり、思い通りにいかないことがあったときに物に当たったり、誰かに怒っていたりしていたら、『怒ることは何の意味もない。ただエネルギーをロスするだけだ…!』と思い返してみて下さい。

よしお
よしお

結果を出している経営者は事あるごとに怒っていますか?

否。

怒る人は古い考え方を持ってる不器用な人間だけ。

可能であればあ距離を置きましょう。

心を落ち着けられる曲「ルーティン」

何か問題を起こしたり、人に責められたり、イラッとした時って、そこはかとなく苦しいですよね。

そんな時に有効な手段として挙げられるのが深呼吸です。

『なんだ、よく聞くやつじゃん。そんなことかよ…』と思われるかもしれませんが、実は呼吸は科学的に精神と深い関係があると言われています。

自分も気分が下がったときはいつも深呼吸をして、精神をリセットしています。

この「精神をリセットしたいときに深呼吸をする」ということを教えてくれる曲があります。

このリンクでは1番のみの再生ですが、フルバージョンもあるので、そちらも是非聞いてみて下さい。

よしお
よしお

歌詞の内容が分かりやすく、頭にスラスラ内容が流れ込んできて、大事なことを思い出させてくれる曲です。

一度聞いた瞬間から、歌い手の「かしこまり」さんのファンになりました…!

まとめ

色々お伝えしましたが、最後にもう一度だけまとめると、問題を解消するために重要なポイントは3つ。

①現状の回復

②根本原因の発見、具体的行動に落とし込む

③信用問題の回復

これだけです。

「最後に」と言いましたが、すみません。あと一つだけ大事なことがあります。それは、

自分の弱さを認め、自分を受け入れ、愛すること

です。

自分はどんな時も、この事を意識しながら日々を過ごすようにしています。

最後まで長々とお付き合い頂き、ありがとうございました。

よしお
よしお

最後まで読んでくださり、ありがとうございました!

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